Como carregar e renomear documentos em uma biblioteca do Office 365 do SharePoint: 8 etapas

2024 Autor: John Day | [email protected]. Última modificação: 2024-01-30 11:38

Neste instrutível, você aprenderá como carregar e renomear documentos em uma biblioteca do Office 365 SharePoint. Este instrutível é feito especificamente para meu local de trabalho, mas pode ser facilmente transferido para outras empresas para qualquer pessoa que utilize bibliotecas do SharePoint.

Suprimentos necessários:

• Computador, laptop ou tablet.
• Software SharePoint.
• Envio e edição de permissões na biblioteca do SharePoint.

Isenção de responsabilidade: nenhuma precaução de segurança é necessária.

Etapa 1: Selecionando a Biblioteca

Em nosso grupo de trabalho de Pesquisa, é importante determinar em qual biblioteca o documento precisa ser armazenado. Se for um relatório de analista de um banco ou documentos de uma empresa pública, como; Arquivamento, comunicado à imprensa ou transcrição da SEC, deve ser armazenado na Pesquisa de Wall Street e nos Documentos da Empresa Pública. Se for um artigo de uma revista, periódico médico ou publicações online como; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association ou American Seniors Housing Association, deve ser armazenado na biblioteca de publicações. Você pode encontrar as bibliotecas listadas na barra lateral esquerda da página inicial do grupo de trabalho de Pesquisa. Depois de determinar a biblioteca correta, você precisa clicar na biblioteca para abri-la.

Etapa 2: Faça o upload rápido dos documentos para a Biblioteca de publicações

* Se você estiver enviando documentos para a Biblioteca de Documentos de Empresas e Pesquisas de Wall Street, pule esta etapa e consulte a etapa 3.

Para a biblioteca de publicações, abra a biblioteca clicando no link Publicações na barra lateral na primeira etapa. A partir daí, selecione o (s) documento (s) que deseja carregar e arraste-os para a biblioteca. Para garantir que você está enviando o (s) documento (s) para o local correto, quando você arrasta o (s) documento (s) para o grupo de trabalho, sua tela deve aparecer conforme mostrado na captura de tela acima. A biblioteca deve estar esmaecida e você deve ver uma imagem de ícone para o (s) documento (s) (word, PDF ou PowerPoint) com a palavra copiar na tela.

Depois que isso for mostrado, você pode soltar o (s) documento (s) na biblioteca e passar para a etapa 5.

Etapa 3: Seleção de biblioteca interna para fazer upload de pesquisas de Wall Street e documentos de empresas públicas

* Se você estiver apenas enviando documentos para a biblioteca de publicações, pule esta etapa e prossiga para a etapa 5.

Para a biblioteca de pesquisa de Wall Street e documentos de empresas públicas, o processo é um pouco mais complicado. Você precisará encontrar a biblioteca interna rotulada com o ano correspondente para o (s) documento (s).

Selecione a biblioteca conforme mostrado na etapa um. Em seguida, você precisará clicar nas reticências ao lado dos Últimos Artigos e Lançamentos. Isso abrirá uma lista de opções. Você precisará selecionar Todos os jogos de documentos. Isso abrirá outra lista de opções. Nessa lista de opções, selecione o ano correspondente para o documento. Na captura de tela do exemplo acima, usamos o ano de 2017.

Etapa 4: arrastando e soltando documentos na biblioteca de pesquisa e documentos de empresas públicas de Wall Street

Conforme mostrado na etapa 2, para a biblioteca de publicações, você precisará arrastar o (s) documento (s) para a biblioteca correspondente. Neste caso, será a biblioteca de 2017. Para garantir que você está enviando o (s) documento (s) para o local correto, quando você arrasta o (s) documento (s) para o grupo de trabalho, sua tela deve aparecer conforme mostrado na imagem acima. A biblioteca deve estar esmaecida e você deve ver uma imagem de ícone para o (s) documento (s) (palavra, PDF ou PowerPoint), mas desta vez com a palavra mover na tela.

Depois que isso for mostrado, você pode soltar o (s) documento (s) na biblioteca e passar para a etapa 5.

Etapa 5: Selecionando a Edição Rápida para Renomear Documento (s)

Existem duas maneiras de renomear o (s) documento (s) em uma biblioteca do SharePoint. Para este caso, usaremos a versão Quick Edit. Para encontrar a opção Edição Rápida, você precisará clicar em Biblioteca na faixa na parte superior da página e, em seguida, clicar em Edição Rápida. Depois de clicar em Edição Rápida, a biblioteca terá a aparência de uma planilha do Excel, conforme mostrado na captura de tela acima.

Preencha as informações nas seções destacadas mostradas na captura de tela acima. As seções que precisam ser preenchidas diferem dependendo de qual biblioteca você está atualizando. Depois de preencher as informações necessárias, clique na palavra PARAR acima das colunas para interromper o processo de edição rápida.

Publicações

• Editor*
• Nome (Título do Documento)
• Data de publicação (MM / DD / AAAA)
• Tipo de relatório*
• Assunto do relatório *

Pesquisa de Wall Street e documentos de empresas públicas

• Nome (Título do Documento)
• Editores *
• Ticker * (Stock Ticker, nem sempre aplicável)
• Data de publicação * (MM / DD / AAAA)
• Tipo de relatório*
• Assunto do relatório *
• Autor Principal *

Observe que os asteriscos indicados nas listas acima se referem a metadados. Para as seções com um asterisco, metadados estão disponíveis. Você só precisa começar a digitar uma palavra e suas seleções serão preenchidas automaticamente. Você não poderá adicionar suas próprias palavras nesta seção. Entre em contato com alguém que tenha acesso ao Armazenamento de termos de dados se algo precisar ser adicionado.

Etapa 6: Verificação do produto final

Depois de renomear o (s) documento (s) e preencher todas as seções aplicáveis, você precisará fazer o check-in do (s) documento (s) para que outras pessoas possam visualizá-lo. Se você olhar para o documento, notará que o ícone que mostra se é um documento PDF, Word ou PowerPoing mostra uma seta verde. Isso significa que você é o único que pode visualizar o documento neste momento. Depois de fazer o check-in, outras pessoas poderão visualizar o documento.

Você precisará primeiro selecionar o (s) documento (s) clicando ao lado do documento, conforme visto no exemplo da captura de tela acima. Isso colocará uma marca de seleção ao lado do (s) documento (s). Assim que a marca de seleção estiver ao lado do (s) documento (s), você precisará ir para a faixa na parte superior da página novamente e clicar em Arquivos. A partir daí, você clicará em Check-in. Isso fará o check-in do (s) documento (s) para que outras pessoas possam ver o (s) documento (s) final (is) editado (s). Uma caixa branca aparecerá perguntando se você deseja manter o check-out após o check-in do documento. Basta clicar em ok para finalizar o processo.

Etapa 7: O produto final - Biblioteca de publicações

Este vídeo mostrará todas as etapas envolvidas no upload e renomeação dos documentos na versão do Office 365 do SharePoint para a biblioteca de publicações.

Etapa 8: O produto final - Biblioteca de documentos de empresas públicas e pesquisa de Wall Street

Este vídeo mostrará todas as etapas envolvidas no upload e renomeação dos documentos na versão do Office 365 do SharePoint para a biblioteca de Pesquisa de Wall Street e Documentos da Empresa Pública.