Criando uma macro no Microsoft Excel: 7 etapas

2024 Autor: John Day | [email protected]. Última modificação: 2024-01-30 11:36

Está tendo problemas para trabalhar com conjuntos de dados no Excel? Gastar muito tempo preparando dados e não tempo suficiente para analisá-los? Tenho usado macros rotineiramente no Excel para encurtar o processo de criação de modelos de dados eficazes, então decidi que é um bom momento para ensinar outras pessoas a usar essa ferramenta bacana. O uso eficaz de macros em processos oportunos economizará muito tempo para sua empresa, em troca economizando dinheiro.

Macros são essencialmente programas que você cria no Excel por meio de um processo geralmente conhecido como “Visual Coding”. Basicamente, você pressiona “Gravar Macro”, mostra as etapas e cálculos intermediários até obter o produto final e, a seguir, finaliza a gravação. Agora, sempre que você tiver dados de entrada dispostos da mesma forma que sua macro original, você pode pressionar esse botão e o produto final será feito instantaneamente.

Criei uma lista simulada de pedidos de compra e informações correspondentes sobre preços e dinheiro recebidos. Por meio do processo que estou prestes a mostrar a vocês, criei uma macro para inserir os dados em uma planilha profissional com o clique de um botão. A planilha finalizada pode analisar quais contas ainda têm saldo e o número total de contas para o período determinado. Sinta-se à vontade para pegar minha macro e personalizá-la para atender às necessidades da sua empresa.

Aviso antes de começar:

As macros são uma função complexa do Excel. Não aconselho os usuários iniciantes do Excel a tentarem fazer uma macro, primeiro aprendam como trabalhar no Excel e, uma vez que você tenha um conhecimento sólido de como usar o Excel e as várias funções, tente criar macros. Com isso dito, este instrutível é feito assumindo que os leitores entendam como operar dentro do Excel

Suprimentos

• Acesso ao Microsoft Office e Excel
• Uma compreensão geral de como usar o Excel

Etapa 1: Etapa 1: Compilar os dados e começar a gravar a macro

Primeira imagem:

Organize os dados que deseja incluir em sua tabela em uma planilha do Excel. Depois que tudo estiver no Excel, você precisa gravar a macro. Com macros, você só tem uma tentativa, portanto, recomendo revisar isso na íntegra antes de tentar.

Segunda imagem:

Para gravar a macro, você precisará ativar a guia do desenvolvedor, para fazer isso vá para Arquivo> Opções> Personalizar Faixa de Opções, selecione a guia Desenvolvedor e clique em “OK”.

Terceira imagem:

Agora que você tem a guia Desenvolvedor em sua Faixa de Opções, clique na guia Desenvolvedor e em “Gravar Macro”. Crie um título que seja adequado ao conteúdo do arquivo e pressione “OK”, tudo após esta etapa será o processo de gravação da macro até a etapa em que for concluída. Observe também que todas as células destacadas em amarelo são para ajudar a guiá-lo através deste instrutível NÃO coloque isso em seu próprio documento, pois isso irá alterar a macro.

Etapa 2: Etapa 2: Criar Tabela e Modelo para a Folha Final

Primeira imagem:

Primeiro crie uma cópia da guia aberta para que você tenha guias idênticas abertas. Volte para a guia original e selecione os dados que deseja organizar. Crie uma tabela com cabeçalhos e adicione algumas linhas de espaço acima dela, fiz 5 linhas.

Segunda imagem:

Crie um título na parte superior e crie uma caixa que manterá as figuras do cheque. Os valores dos cheques para este modelo são “Número de clientes” e “Dinheiro ainda a recolher”. Quanto à organização deste template, você pode fazer um favor, mas esteja ciente de que meu instrutivo é específico para o layout que escolhi.

Etapa 3: Etapa 3: construir a primeira figura de verificação

Esta etapa é bastante simples; no entanto, um erro aqui pode fazer com que a figura do cheque não funcione na macro final. Na caixa ao lado da célula “Número de clientes”, crie uma fórmula “CONTAGEM” para totalizar o número de células em uma única linha da tabela. Optei por contar as células que destaquei em amarelo. Além disso, é bom notar que minha fórmula completa também está no topo da imagem.

Etapa 4: Etapa 4: Criar a segunda figura de verificação

Cuidado, as próximas duas etapas são extensas e podem ser confusas, portanto, leia com atenção. De agora em diante, minhas instruções serão específicas para meu modelo de dados. Se você precisar de um processo diferente, use o meu como referência, mas não como um modelo 100% preciso, pois pode não funcionar para o seu arquivo.

Primeira imagem:

Vá para a segunda guia na pasta de trabalho (a guia copiada)

Na coluna J, crie um novo título de linha “Quantidade Esquerda”. Na célula J2 (célula destacada acima) insira a fórmula = G2-H2 e copie-a para o resto das células. Retorne à guia original com o modelo de trabalho.

Segunda imagem:

Na célula E4, faça uma nova fórmula totalizando a coluna Quantidade esquerda da página copiada anterior. A barra de fórmulas mostra a fórmula concluída.

Etapa 5: Etapa 5: Dinheiro não recebido pelo cliente

Para criar um visual que mostre quais clientes ainda têm saldos pendentes, precisaremos criar uma tabela separada.

Primeira imagem:

Para começar, volte para a guia copiada, mostrada acima. Para a nova tabela, queremos apenas as informações dos clientes com saldo pendente. O primeiro nas colunas “L” e “M” intitula-os como “Nome” e “Sobrenome”, respectivamente. Então, na célula L2, digite a fórmula = IF ($ J2> 0, A2,””). Esta fórmula escrita afirma que, se a célula J2 for maior que 0, mostre o valor na célula A2; se não for maior que 0, deixe a célula em branco.

Certifique-se de que, ao fazer referência à célula J2, coloque um cifrão ($) na frente do J, isso nos permite copiar os dados para outras células corretamente. O sinal $ mantém a referência na coluna “J”, mas permite que as linhas mudem de acordo. Em seguida, copie a fórmula para o resto das células na coluna “L” e “M” (circulado acima).

Segunda imagem:

Para extrair com precisão o valor em dinheiro, usamos um valor semelhante aos nomes anteriores. Desta vez, crie uma fórmula que afirma, = IF (J2> 0, J2,””). A única diferença nesta fórmula é que se o valor for maior que zero, queremos os dados de “Quantidade restante”. Copie esses dados para o resto das células.

Terceira imagem:

Em seguida, copie os novos dados da guia copiada, vá para a guia do modelo e clique com o botão direito abaixo da tabela (não importa onde). Após clicar com o botão direito, procure nas opções de colar e escolha “Colar Valores”, isso cola apenas os números e não as fórmulas.

Quarta imagem:

Crie um filtro para a tabela e escolha um dos cabeçalhos. Clique no menu suspenso e selecione filtrar tudo, exceto espaços em branco. Assim que o filtro estiver no lugar, os números das linhas aparecerão em azul, destaquei as células em amarelo para facilitar. Selecione as linhas azuis e exclua essas linhas. Assim que as linhas forem excluídas, limpe o filtro conforme mostrado abaixo:

Etapa 6: Etapa 6: Finalizar o modelo

Para tornar os dados de dinheiro não coletado pelo cliente mais profissionais, formate os dados como uma tabela. Depois de concluído, adicione um Título à tabela e clique em “Mesclar e Centralizar” para torná-lo uniforme para a tabela. Se ainda não tiver feito isso, certifique-se de que os números estejam formatados para “Contabilidade” para mostrar os cifrões e os valores de centavos. Neste ponto, a macro está completa e o produto final deve ser semelhante a este:

Etapa 7: Etapa 7: encerrar a macro

Vá até a guia “Desenvolvedor” na faixa de opções e clique no botão “Parar gravação”. Neste ponto, a macro está concluída e pronta para ser usada!

Quando você usar a macro no futuro, se os dados iniciais forem dispostos como na Etapa 1, a macro deve funcionar perfeitamente! Siga esses passos de perto e eu prometo que você irá se destacar. Boa sorte!