Digitalizando documentos: 9 etapas

2024 Autor: John Day | [email protected]. Última modificação: 2024-01-30 11:35

Os aparelhos de fax são coisa do passado! Os scanners de documentos agora nos permitem converter um documento físico em papel em um documento eletrônico que pode ser enviado por e-mail ao seu destino mais rápido do que nunca. Isso é extremamente importante em um ambiente de trabalho porque os documentos estão sempre sendo enviados para fins informativos ou, no meu caso profissional, sendo encaminhados para assinaturas dos líderes seniores sob meu comando para aprovar vários documentos de que preciso para o meu trabalho. Também é muito útil para funcionários que trabalham remotamente ou em casa e precisam enviar documentos para colegas de trabalho que estão em outros locais físicos. Espero que você goste deste instrutível.

Ao final dessas instruções, você será capaz de digitalizar documentos, o que pode ser muito útil em sua seção de trabalho.

AVISO LEGAL

CUIDADO: Os scanners de documentos usam eletricidade - tenha cuidado ao conectá-los à tomada, certifique-se de que não haja fios expostos saindo do cabo elétrico para evitar choque elétrico.

NOTA: Estas instruções são especificamente para o HP DeskJet 2640; no entanto, as mesmas etapas podem se aplicar a outros scanners de documentos.

Suprimentos

A seguir está uma lista dos materiais de que você precisará:

- Scanner de documentos (HP DeskJet 2640 usado neste instrutível)

- Tomada de parede / Power Strip

- Documento a ser digitalizado

- Internet Wifi

- Computador conectado ao Scanner de Documentos

- HP Smart App no computador

Etapa 1: conecte o scanner de documentos ao Power Strip

Conecte o scanner de documentos a um filtro de linha ou a uma tomada de parede diretamente, se possível. Isso dará à máquina potência e capacidade de operação.

Etapa 2: Ligue o Scanner de Documentos

Ligue o scanner de documentos através do botão liga / desliga localizado no lado superior esquerdo do scanner.

NOTA: Algumas impressoras / scanners diferentes podem ter posicionamentos diferentes dos botões liga / desliga, portanto, consulte o manual do proprietário se você não conseguir localizá-lo.

Etapa 3: Abra o Scanner de Documentos

Abrir a parte superior do scanner permitirá que você coloque o documento no vidro do scanner.

NOTA: Certifique-se de não tocar no vidro com a ponta dos dedos para evitar que óleo no vidro de digitalização, o que pode prejudicar o funcionamento.

Etapa 4: coloque o documento no vidro

Coloque o documento que você deseja digitalizar voltado para baixo no vidro de digitalização. Certifique-se de que a parte superior do papel esteja do lado direito do vidro de digitalização, conforme mostrado na imagem, onde está anotado como "Superior".

OBSERVAÇÃO: Este scanner não oferece suporte para digitalização em frente e verso; no entanto, o scanner que você pode usar pode oferecer suporte para isso, o que pode ser útil se você tiver muitos documentos para digitalizar.

Etapa 5: Feche o scanner de documentos

Fechar o scanner sobre o documento permite que ele escaneie claramente a imagem para o computador. Se não fosse fechado, haveria muita luz externa que interferiria na qualidade da imagem digitalizada.

Etapa 6: Abra o aplicativo HP Smart para digitalizar

No computador que está conectado ao scanner, abra o aplicativo "HP Smart". Assim que o aplicativo estiver aberto, clique no botão de digitalização.

NOTA: Se você demorar muito para chegar a esta etapa, o scanner tende a desligar para fins de economia de energia. Se isso acontecer, repita a etapa 2 e, em seguida, retorne à etapa 6 para continuar a operação de digitalização.

Etapa 7: Clique no botão "Scan"

Uma vez nesta tela, clique no botão "Scan" na parte inferior direita da tela do aplicativo. Consulte a imagem se houver alguma confusão sobre qual botão deve ser clicado.

NOTA: Você pode editar as configurações nesta tela antes de clicar em "digitalizar", dependendo do tamanho do documento que você está digitalizando e como deseja que o documento apareça depois de digitalizado.

Etapa 8: Salvar o documento digitalizado no computador

Assim que o documento for digitalizado, ele aparecerá no aplicativo HP Smart. Você poderá então salvar este documento como.pdf ou.jpg, o que você decidir escolher. Você também pode renomear o documento e salvá-lo na área desejada do disco rígido do computador.

A partir desse ponto, você pode enviar o documento por e-mail para outras pessoas ou simplesmente armazená-lo no disco rígido do computador para manutenção de registros.

Etapa 9: Vídeo sobre como digitalizar documentos

Aqui está um vídeo que criei para mostrar todas as etapas em um vídeo simples de um minuto para ajudar a esclarecer o que está sendo feito nas etapas listadas acima.

Obrigado e espero que tenha gostado deste instrutivo e aprendido algumas coisas sobre digitalização de documentos!

-Ben