Quebrando texto usando Excel: 7 etapas (com imagens)

2024 Autor: John Day | [email protected]. Última modificação: 2024-01-30 11:40

Este instrutível mostrará como separar (na linguagem do computador, analisar) texto usando o Excel. O instrutível irá apresentá-lo a alguns dos comandos de manipulação de texto no Excel. Este instrutível será baseado no Excel 2007, mas funcionará em qualquer versão recente do software. A técnica pode ser aplicada a uma ampla gama de dados.

Etapa 1: crie sua lista de nomes

Na Célula A1, insira o Nome do cabeçalho da coluna. Freqüentemente, as listas terão nomes no formato Sobrenome, Nome. Insira alguns nomes para trabalhar. No jargão da informática, um grupo de caracteres de texto como nossos nomes aqui é chamado de string.

Etapa 2: eliminar espaços extras

Muitas vezes, as listas de programas de computador ou copiadas de páginas da web têm espaços extras. O Excel tem uma função chamada TRIM que remove espaços extras; se houver dois ou mais espaços no meio de uma string, o Excel remove todos, exceto um, e se houver vários espaços no final da string, o Excel remove todos eles. Para usar a função, insira o cabeçalho TRIMMED na célula B1 e, a seguir, insira a fórmula = TRIM (A2). Para mostrar como a função funciona, observe na imagem que adicionei espaços na frente do primeiro nome, Jane. A função TRIM remove todos os espaços extras.

Etapa 3: Encontre o caractere delimitador

Para separar o sobrenome e o nome em células diferentes, precisamos encontrar algo que divida as duas partes (no jargão da informática, isso é chamado de delimitador); no nosso caso aqui é uma vírgula. Para fazer isso, usaremos as funções de string do Excel. Na Célula C1, insira o cabeçalho Vírgula e na Célula C2 a fórmula: = FIND (",", B2). Em inglês, esta fórmula significa Look in Cell B2 e descubra onde está a vírgula. Ao pressionar Enter, a Célula C2 retornará o número 6 (se o nome na Célula B2 for Smith, Jane), que é a posição da vírgula na string. Executamos a função no nome recortado.

Etapa 4: Encontrar o primeiro nome

Agora é hora de encontrar o primeiro nome. Para fazer isso, usaremos uma função chamada MID, que é usada para puxar partes de uma corda do meio da corda. Na célula D1, insira o cabeçalho F_Name. Onde o primeiro nome começa? Bem, como sabemos que a vírgula está na posição 6 (o número retornado na coluna Vírgula) e há um espaço (lembre-se, cortamos a string), o primeiro nome deve começar duas posições depois da vírgula (uma para o espaço depois, em seguida, mais um para a primeira letra do primeiro nome). Na Célula D2, insira a fórmula = MID (B2, C2 + 2, 100) e pressione Enter. Você deveria ver Jane na cela. Veja como a fórmula seria traduzida para o inglês: pegue a string na célula B2, comece 2 caracteres após a vírgula e retire 100 caracteres. Dizendo ao Excel para pegar 100 caracteres, estamos dizendo que leva tudo do caractere 8 ao final da string; quer haja 1 caractere ou 100, o Excel terá tudo.

Etapa 5: Encontrar o sobrenome

Agora, para o sobrenome. Desta vez, usaremos a função LEFT, que puxa o texto do lado esquerdo da string (nome engenhoso, hein?). Na célula E1, insira o cabeçalho L_Name. Então, onde termina o sobrenome? Sabemos que a vírgula está na posição seis neste exemplo, então o sobrenome deve terminar 1 caractere antes disso. Na Célula E2, insira a fórmula = ESQUERDA (B2, C2-1) e pressione Enter. Você deveria ver Smith. Traduzida, a fórmula diz: pegue o número na célula C2 e subtraia 1; pegue essa quantidade de caracteres do lado esquerdo da string na célula B2.

Etapa 6: copie as fórmulas

Copie suas fórmulas embutidas para processar o resto dos nomes destacando as Células B2 a E2. Você notará que no canto inferior direito da seleção há uma pequena caixa preta; mantendo pressionado o botão esquerdo do mouse, selecione a pequena caixa preta e arraste para baixo (quando o mouse estiver pairando sobre o local correto, ele se tornará um sinal de 'mais'). Mantenha pressionado o botão esquerdo do mouse e arraste até chegar à última linha de nomes na lista e solte o botão esquerdo do mouse.

Etapa 7: Concluindo

Agora você não quer fórmulas, quer nomes. Estamos quase terminando. Destaque as células D2 a E6. Dentro da área destacada, clique com o botão direito do mouse. A borda deve mudar para uma linha pontilhada móvel. Selecione Copiar no menu de atalho. Em seguida, com o botão direito do mouse novamente dentro da área destacada, mas desta vez selecione Colar especial. Clique no botão de rádio Valores e selecione OK. Verifique qualquer célula que tenha uma fórmula (como D2 ou E5); a fórmula deveria ter sido substituída pelo resultado da fórmula. Clique em A no topo da coluna A e, mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado, arraste para a coluna C. Com o botão direito do mouse na área destacada e selecione Excluir; você ficará com sua lista de nomes com o nome e o sobrenome em colunas diferentes. Esta é uma técnica flexível que pode ser aplicada a muitas situações. Divirta-se!